特定技能の定期届出が年1回に｜介護施設の提出期限と必要書類

特定技能外国人を受け入れる法人には、定期届出が必要です。

届出先は、出入国在留管理庁です。

これまで定期届出は、年4回必要でした。しかし、制度改正によって年1回に変わりました。

加えて、2026年4月1日以降は、新しい様式を使用します。

提出回数は減りました。一方で、1年間の状況をまとめて報告しなければなりません。

そのため、日頃から記録を整理することが重要です。

この記事では、提出期限や必要書類を解説します。さらに、登録支援機関との役割分担も紹介します。

特定技能の定期届出とは

定期届出とは、外国人の受け入れ状況を報告する手続きです。

受け入れ法人が、出入国在留管理庁へ提出します。

具体的には、次の内容を報告します。

外国人の在籍状況
実際の勤務先
担当している介護業務
労働日数と労働時間
給与や手当の支払い状況
休業や退職の状況
支援計画の実施状況
定期面談の実施状況
相談や苦情への対応
日本語学習の支援状況

つまり、定期届出は単なる人数報告ではありません。

雇用条件や支援状況も確認されます。したがって、法人側でも正確な記録が必要です。

定期届出は年1回に変更

以前は、3か月ごとに提出していました。年間では4回です。

ところが、現在は年1回に統合されています。

受け入れ状況と支援状況も、一つの届出で報告します。

その結果、事務作業の回数は減りました。

ただし、1年分の資料を確認する必要があります。

年度末にまとめて整理すると、記録漏れが起こりやすくなります。そこで、毎月資料を整理しておきましょう。

対象期間と提出期限

報告の対象期間は、原則として1年間です。

対象期間は、前年4月1日から当年3月31日までです。

その後、当年4月1日から5月31日までに提出します。

例えば、2025年4月1日から2026年3月31日までの状況を報告するとします。

この場合、提出期間は2026年4月1日から5月31日までです。

なお、途中から外国人を採用した場合も対象です。

その場合は、入職後の状況を報告します。

したがって、複数の施設を運営する法人は、早めに情報を集めましょう。

届出を行うのは受け入れ法人

届出を行うのは、外国人を雇用する法人です。

介護施設の場合、運営法人が提出します。

登録支援機関へ支援を委託していても、法人の責任は残ります。

確かに、登録支援機関は書類作成を補助できます。

しかし、内容を最終確認するのは受け入れ法人です。

特に、次の項目は法人側で確認しましょう。

勤務している施設
実際の業務内容
労働時間
夜勤回数
給与の支払い状況
欠勤や休業
退職の有無
配属先の変更

登録支援機関へ任せきりにしてはいけません。

そのため、施設と支援機関の双方で確認することが重要です。

定期届出で報告する内容

外国人の基本情報

まず、外国人の基本情報を確認します。

氏名や国籍、在留カード番号などです。あわせて、現在の配属先も確認します。

在留カードを更新した場合は、写しも更新しましょう。

さらに、住所変更があった場合も確認が必要です。

勤務状況

次に、実際の勤務状況を確認します。

主な確認項目は、勤務日数と労働時間です。

そのほか、夜勤や時間外労働も確認します。

最後に、勤怠記録と給与台帳を照合しましょう。

業務内容

外国人が担当した業務も報告します。

介護分野では、身体介護が主な業務です。また、それに付随する支援業務も対象です。

一方で、清掃や調理だけを担当させることはできません。

そのため、雇用契約と実際の業務が一致しているか確認してください。

給与の支払い状況

給与が正しく支払われているか確認します。

基本給だけでは不十分です。加えて、各種手当も確認しましょう。

具体的には、次の手当があります。

夜勤手当
資格手当
通勤手当
住宅手当
処遇改善手当
時間外手当
深夜手当
休日労働手当

外国人の報酬は、日本人と同等以上である必要があります。

したがって、外国人だけ低い基準にすることはできません。

支援状況も報告する

特定技能1号では、生活支援が必要です。

そのため、定期届出では支援計画の実施状況も確認します。

事前ガイダンス

入職前に、雇用条件などを説明します。

仕事内容や給与に加え、相談方法や生活ルールも伝えます。

また、説明日と担当者を記録しておきましょう。

生活オリエンテーション

日本での生活ルールを説明します。

例えば、ごみの分別や交通ルールです。

病院の利用方法も伝えます。さらに、災害時の対応も説明しましょう。

緊急時の連絡方法も重要です。

日本語学習支援

日本語を学ぶ機会を提供します。

具体的には、日本語教室の案内があります。

教材やオンライン学習も活用できます。加えて、介護現場で使う日本語も教えましょう。

定期面談

外国人本人との面談も必要です。

同時に、施設の責任者とも面談します。

面談では、次の内容を確認します。

仕事上の悩み
健康状態
人間関係
生活上の問題
給与への不満
労働時間への不安
ハラスメントの有無
今後の希望

面談後は、内容を記録します。

なお、問題があった場合は、対応内容も残しましょう。

定期届出と随時届出の違い

定期届出は、年1回の報告です。

一方で、重要な変更があった場合は随時届出が必要です。

例えば、次のような場合です。

外国人が退職した
雇用契約を変更した
給与を変更した
勤務先を変更した
支援計画を変更した
登録支援機関を変更した
長期間働けなくなった
受け入れが困難になった

このような変更は、定期届出まで待てません。

したがって、変更が起きた時点で確認しましょう。

毎月整理しておきたい記録

届出が年1回でも、記録は毎月整理しましょう。

なぜなら、1年分を一度に確認するのは大変だからです。

さらに、担当者が途中で異動する可能性もあります。

そこで、毎月次の内容を確認してください。

在籍状況
勤務日数
労働時間
夜勤回数
給与の支払い
欠勤や休業
相談内容
日本語学習状況
住所や連絡先の変更

あわせて、定期面談の記録も確認しましょう。

施設と登録支援機関で情報を共有することも重要です。

よくある届出ミス

古い様式を使用する

以前の様式を保存している法人は注意が必要です。

そのため、提出前に最新版を確認しましょう。

対象期間を間違える

報告期間を正しく確認してください。

特に、途中入職や途中退職の場合は、在籍期間の確認が必要です。

勤怠と給与が一致しない

勤務時間と給与台帳を照合しましょう。

とりわけ、夜勤手当や残業手当に注意してください。

面談記録がない

面談をしても、記録がなければ確認できません。

したがって、面談日や相談内容を必ず記録しましょう。

支援機関へ任せきりにする

登録支援機関へ委託しても、法人の責任は残ります。

そのため、提出前に法人側も内容を確認してください。

提出前チェックリスト

提出前に、次の項目を確認しましょう。

最新の様式を使用している
対象期間が正しい
対象者全員を記載している
入職者と退職者を確認した
勤務先が正しい
業務内容が契約と一致している
勤怠と給与が一致している
手当が正しく支給されている
面談記録がある
支援記録がある
登録支援機関の情報が正しい
随時届出の漏れがない
提出後の控えを保存した

まとめ

特定技能の定期届出は、年1回になりました。

しかし、記録管理が不要になったわけではありません。

むしろ、1年分の状況を正確に報告する必要があります。

そのため、勤怠や給与を毎月確認しましょう。また、面談や生活支援の記録も残してください。

法人本部、施設、登録支援機関の連携も重要です。

このように、日頃から記録を整理すると、届出作業がスムーズになります。

中部ケア協同組合では、外国人介護人材の受け入れを支援しています。

定期届出や支援計画のご相談にも対応しています。さらに、日本語教育や生活支援も行っています。

外国人介護人材に関するお悩みは、お気軽にご相談ください。

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